Die Praxis der Dokumentenbeurkundung von -beglaubigung in den Pfarrämtern geht auf das Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG. NW.) von 1977 zurück. Dieses enthält eine Regelung der „amtlichen Beglaubigung“, welche jedoch keinen expliziten Bezug zu den Tätigkeiten der Kirchen nimmt. Ausgehend von Zweifeln, die wegen der Befugnisse und Rechtsfolgen aus den §§ 33 und 34 VwVfG. NW. für die kirchliche Beglaubigungspraxis bestanden, bestätigte der Innenminister des Landes NRW, dass die Diözesen und Pfarrgemeinden als sonstige Siegelführende Stellen nicht an der Fortführung der Beglaubigungspraxis gehindert werden. Er hält jedoch fest, dass die von den Kirchen vorgenommenen Beglaubigungen nicht als amtliche Beglaubigung im Sinne der §§ 3 und 34 VwVfG. NW. anzusehen sind. Dies ist insbesondere von Bedeutung, wenn eine behördliche Aufforderung nach einer amtlich beglaubigten Abschrift vorliegt. Entsprechend gibt der diözesanrecht vor, dass lediglich (a) Dokumente, die im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit oder Dienststelle der beglaubigenden Person stehen, (b) Dokumente, die die kirchliche Stelle selbst ausgestellt hat und (c) Dokumente, die von Bediensteten anderer kirchlicher Stellen ausgestellt wurden, beglaubigt werden können. Da hier jedoch in der Regel die Neuausstellung des entsprechenden Dokuments sinnvoller ist, gilt:
In den Pfarrbüros des Pastoralen Raumes Dortmund-Mitte werden keine Beglaubigungen ausgestellt.
